¿Cómo ordenas tus documentos si eres director de ejecución en obra?

¿Tienes un criterio para todas las obras?

Ideas para archivar la documentación generada en un encargo profesional

Es sabido por todos que la profesión de arquitecto técnico, viene necesitando un giro brusco respecto de lo que hasta hace poco eran nuestras labores y responsabilidades como técnicos en la dirección de ejecución de obra. La Ley 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación, reafirmó la intervención obligatoria del arquitecto técnico como DIRECTOR DE EJECUCIÓN DE LA OBRA (en lo sucesivo DEO), como figura absolutamente independiente del arquitecto director de obra, y asignándole funciones, capacidades y responsabilidades propias y además excluyentes.

Tanto las funciones como las responsabilidades que de las primeras se derivan, requieren necesariamente de un sistema de trabajo, que sometido o no a un Sistema de Gestión de Calidad, si debe tener establecidos una serie de procedimientos de actuación en cada una de las labores del técnico en obra.

Sin pretender ahora elaborar un listado exhaustivo de las funciones del DEO, si se relacionan algunas de ellas a título orientativo, para comprender la importancia de contar con un sistema de trabajo propio:

• Estudio previo del Proyecto.
• Estudio del Plan de Control de Calidad.
• Actas de visitas a obra.
• Instrucciones en el Libro de Órdenes y Asistencias.
• Control de ejecución.
• Gestión de no conformidades.
• Verificación de materiales.
• Control de planificación de obra.
• Análisis de resultados de ensayos de laboratorio.
• Control económico.
• Modificaciones respecto al Proyecto.
• Etc.

Si el seguimiento de obra se lleva a cabo de forma exhaustiva, se hace necesario contar con un sistema de archivo de documentación, que nos permita en todo momento localizar documentos o ficheros de la obra sin mayor esfuerzo. ¿Cuántas veces has archivado documentos en tu ordenador, y te ha costado tiempo, tiempo y más tiempo frente al mismo  poder localizarlos?

Un sistema tremendamente eficaz es disponer de un listado numerado de carpetas, que en todas las obras en las que se ejerza la DEO, sea idéntico, de forma que los documentos del control económico, por ejemplo, siempre se ubiquen en la misma carpeta. Así, cuando busquemos cualquier documento en cualquiera de nuestras obras, será muy sencillo localizarlo.

En mi caso, este es el listado de carpetas que utilizo:

1. Documentación de la obra: licencia, contrato entre promotor y contratista, acta de replanteo e inicio de obra, acta de recepción provisional o definitiva, certificado final de obra, etc.

2. Documentación del técnico: oferta de servicios profesionales, nota de encargo, contrato o control de gastos del técnico durante la obra.

3. Proyectos y documentos iniciales: estudio geotécnico, proyecto básico y de ejecución, anotaciones mías al proyecto, etc.

4. Actas de visita a obra y libro de órdenes: ordenadas por fecha, procurando la firma en papel lo antes posible, sin dejar ésta para el final de la obra, pues puede evitar sorpresas desagradables.

5. Documentación de materiales: marcados CE, sellos AENOR, Declaración de Prestaciones, Documentos de Adecuación al Uso (DAU) o Documentos de Idoneidad Técnica (DIT).

6. Control de calidad: plan de control de calidad, informes de ensayos en laboratorio, informes de control de ejecución, Registros de la Calidad (Región de Murcia), LG-14 (antes LC-91 en la Comunidad Valenciana), etc.

7. Planos de obra: que incluyan las modificaciones llevadas a cabo durante la obra, y que sustituyan al plano de lo inicialmente proyectado.

8. Correspondencia: entre los agentes intervinientes, y que resulte de interés para documentar decisiones e instrucciones que generen cambios respecto al proyecto inicial.

9. Control económico: mediciones reales de obra, certificaciones, posibles precios contradictorios, liquidación en su caso.

10. Documentación fotográfica: ordenadas por fecha, procurando reflejar aspectos de ejecución: estructura, albañilería, replanteos, instalaciones, sellados, métodos de colocación de pavimentos o alicatados, etc.

11. Remates y acabados: listas con repasos pendientes de realizar en obra y necesarios para la entrega de ésta.

Sin pretender en absoluto imponerlo, utilízalo a tu criterio, pudiendo añadir o suprimir las carpetas que creas necesarias o no y renómbralas como mejor te permita ordenar luego la documentación.

Os adjunto una infografía que pretende resumir de forma gráfica el contenido de este artículo, descargarla y visualizarla con detalle en vuestro ordenador.

Texto: Fernando Espinosa Gutiérrez

Infografía: Propia