¿Documentamos suficientemente nuestra gestión como coordinadores de seguridad?

¿Y su archivo?

Más ideas para guardar la documentación generada en un encargo profesional

Existe en el ejercicio de la coordinación de seguridad y salud, el que yo me he tomado la libertad de llamar “Síndrome de la Responsabilidad”. Nuestros pensamientos giran en torno a “¿sé realmente lo que tengo que hacer como coordinador?, ¿lo estoy haciendo de forma adecuada?, ¿qué responsabilidad se me asignará en caso de accidente?, ¿se me condenará si es grave o mortal?”. En mi opinión, este síndrome es comparable, evidentemente no en sentido literal, al Síndrome de Estocolmo, en el que la persona secuestrada termina por comprender las razones de sus captores. En nuestro caso, terminamos por auto-convencernos de que realmente podemos ser condenados por un accidente grave o mortal. Esta situación, que la jurisprudencia se está encargando en los últimos años de demostrar que no siempre es así, nos bloquea de tal forma que evita avanzar convenientemente en el desarrollo de nuestras funciones preventivas.

Miedos, temores, inquietudes, recelos, desconfianza. Son algunas de las respuestas naturales a la situación que viven muchos compañeros que ejercen o al menos lo pretenden, las funciones de coordinación de seguridad y salud durante la ejecución de una obra.

El tratamiento para esta situación de desasosiego, es tomar las riendas de nuestras funciones: hacer, intentar, avanzar y pasar a la acción. Visitar la obra de forma periódica, impartir instrucciones, mantener reuniones de seguridad y salud, coordinar las actividades de las empresas en la obra para evitar interferencias entre sus trabajos, evitar interacciones entre máquinas o instalaciones fijas o móviles, etcétera.

Paralelamente a estas actuaciones, se hará necesario documentar todas ellas mediante actas de las reuniones, anotaciones en el libro de incidencias, instrucciones escritas, toma de fotografías o ciertos documentos emitidos respecto de máquinas o medios auxiliares, pues es de sobra conocido por todos que hoy día “las palabras se las lleva el viento” y lo único que nos puede garantizar una defensa es la documentación generada durante la obra.

Al igual que ocurría en las funciones de Dirección de Ejecución de Obra, se recomienda disponer de un sistema propio de trabajo, con documentos prestablecidos y con contenido creado a criterio de cada técnico, que sometido o no a un Sistema de Gestión de Calidad, si debe tener establecidos una serie de métodos en cada una de las tareas del técnico.

A la vuelta de nuestras visitas a la obra, deberemos colocar y archivar los documentos generados y ya confeccionados y suscritos por aquéllos agentes a quienes incumben de una manera u otra. Se deberán descargar las fotografías tomadas y archivarlas en la carpeta correspondiente, escanear y asimismo guardar en el archivo de la obra, aquellos documentos que habiendo sido registrados o firmados, pudiera ser necesario consultar en un futuro.

Estas gestiones de burocracia y papeleo suelen ser incómodas por farragosas y entretenidas, y de lo que se trata ahora es de organizarlas de forma que se puedan realizar en el menor tiempo posible y para ello, convendría disponer las carpetas de cada obra de idéntica manera y con gemelo orden. Es decir, que en todas las obras que se gestionen, se tengan las carpetas numeradas y nombradas igual, lo que nos llevará en cualquier obra a localizar un fichero de manera muy sencilla y rápida. Se aporta propuesta que no pretende más que servir de ejemplo:

                 1.   Documentación del técnico:

• Estudio de costes del encargo y oferta económica.
• Nombramiento del coordinador.
• Nota de encargo de servicios profesionales.
• Contrato con el promotor.
• Certificado final de la coordinación.

2.   Documentación de la obra:

• Licencia.
• Acta o informe de aprobación del plan de seguridad y salud.
• Contrato suscrito entre promotor y contratista.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo, efectuada por el contratista.

3.   Proyectos y documentos iniciales:

• Proyecto de ejecución.
• Estudio o Estudio básico de seguridad y salud.
• Plan de seguridad y salud aprobado.

4.   Reuniones de seguridad y salud:

• Reunión inicial con el contratista.
• Reuniones por inicio de trabajos en obra.
• Reuniones de coordinación de activi

5.   Medios auxiliares, equipos de trabajo y/o maquinaria:

• Grúa torre.
• Encofrados.
• Andamios de fachada: manual de instrucciones, certificado de montaje, etcétera.
• Plataforma elevadora móvil de personal.

6.   Correspondencia y resto de documentación:

• Comunicaciones con el promotor y/o la dirección facultativa.
• Comunicaciones con el contratista.

7.   Libro de incidencias:

• Libro nº 33.450 (hoja 1, hoja 2, hoja 3, etcétera).
• Libro nº 34.118 (hoja 1, hoja 2, hoja 3, etcétera).

8.   Documentación del contratista, subcontratistas y/o trabajadores autónomos:

• Del CONTRATISTA: Procedimiento de control de acceso, protocolo de cruce de grúas torre, nombramiento del recurso preventivo, designación del responsable del control de acceso, etc. 
• De los SUBCONTRATISTAS: Designación del encargado de seguridad y salud, certificado de cumplimiento de prevención, autorizaciones de uso de maquinaria, etcétera.

9. Informes mensuales:

• 01 Informe mensual ene-15.
• 02 Informe mensual feb-15.
• 03 Informe mensual mar-15.
• 04 Informe mensual abr-15.

10.  Documentación fotográfica:

• 15-01-15 Visita previa al solar.
• 15-01-29 Organización.
• 15-02-21 Excavación.
• 15-03-15 Forjado de planta baja.
• 15-03-03 Forjado de cubierta.
• 15-05-07 Inicio de albañilería.

Al igual que en el artículo anterior, os incluyo una infografía muy similar a la aportada para la documentación de la Dirección de Ejecución de Obra, que igualmente procura resumir de forma gráfica el contenido aquí incluido.  

Texto: Fernando Espinosa Gutiérrez

Infografía: Propia